Seminario Mary Kay 2020

Muchas manos hacen posible que los congresos y convenciones organizados en Colombia alcancen elevados estándares de calidad. La preproducción y montaje de este evento de belleza y cuidado femenino es el escenario para reconocer el trabajo de ese valioso capital humano.

Asistentes al seminaria Mary Kay 2020 disfrutando en el centro de convenciones Ágora
Foto por Alejandra Mar

Las asistentes al Seminario Mary Kay 2020 en Centro de Convenciones Ágora.

Bogotá es la sede de una amplia variedad de congresos y convenciones. Venues con amplios aforos y completos equipamientos operan en la ciudad. Al interior de esas estructuras convergen a diario miles de personas reunidas en torno a una actividad o un sueño común. Alrededor de ellas, otros cientos de personas trabajan para hacerlo posible. Durante una soleada mañana de febrero, mientras la ciudad se mueve a su intenso ritmo, el Centro de Convenciones Ágora se prepara para el inicio del Seminario Mary Kay 2020.

Faltando solo 24 horas para el inicio, Silvia Gómez, supervisora de eventos especiales y reconocimientos de Mary Kay, circula entre los miembros del equipo que interviene cada detalle. Una veintena de personas trabaja sobre un grupo de paneles impresos en el primer piso con los colores característicos de la marca de maquillaje y belleza. A pocos metros está la señal de registro, por ahora solitaria, pero lista para recibir al día siguiente a las dos mil mujeres asistentes al evento.

“El concepto de este evento es celebrar no solo la historia que lleva la marca en Colombia, también aplaudir la transformación y empoderamiento que han alcanzado miles de mujeres en nuestro país gracias a la oportunidad que la marca les ha brindado”, cuenta Silvia Gómez, y luego señala: “la experiencia que queremos que se lleven nuestras invitadas es de reconocimiento, éxito y celebración”. Son 2.002 consultoras de belleza que vienen de distintos lugares del país y 60 invitadas especiales, directoras ejecutivas de Colombia y de otros lugares que han acompañado el crecimiento de esta marca.

El proceso ha implicado 360 días de planeación, la participación de más de 70 personas en logística y un personal de 250 proveedores. Entre las necesidades específicas más relevantes de un evento como este, la locación resulta vital: la ubicación dentro de la ciudad que cuente con espacios modernos y seguros, equipados con las herramientas tecnológicas acordes con el público y la temática.

Colombia está cada vez mejor preparada en ese sentido. La International Congress and Convention Association (ICCA), en su Statistics Report Country & City Rankings de 2018, un escalafón que mide cuántos congresos internacionales se realizaron en 165 países y que se utiliza para calcular las ventajas competitivas de esas naciones en el sector, le otorgó a Colombia el puesto 29, superando a países como Chile, Rusia, Nueva Zelanda y Sudáfrica. Un lugar que el país se ha ganado gracias a sus más de 500 venues, repartidos en 27 centros de convenciones, 455 hoteles con salones y 117 locaciones no tradicionales en varias ciudades. A ello se suma el trabajo esmerado de operadores expertos enfocados en que la organización sea impecable y sortee cada aspecto para que los invitados puedan, simplemente, disfrutar de la programación del evento sin preocuparse por nada.

Ágora es un ejemplo de esta industria en Colombia. El edificio fue el resultado de un concurso en el que participaron más de 110 firmas nacionales e internacionales. El proyecto ganador fue el presentado por Estudio Herreros de España y por el arquitecto colombiano Daniel Bermúdez. Es una propuesta que apunta a lo alto: 12.000 metros cuadrados útiles dentro del edificio dispuestos entre grandes zonas de circulación y permanencia, 18 salones con capacidades que van desde veinte personas hasta las 4.000 que caben en el auditorio, ubicado en el quinto piso; cuenta con ascensores comunes y de carga, con capacidad de hasta 6 toneladas, y escaleras eléctricas y convencionales, tiene una cocina principal en el primer sótano del edificio y dos cocinas satelitales por piso que le permiten preparar y distribuir alimentos para un volumen de asistentes gigantesco, entre otras facilidades.

Además, Ágora Bogotá conecta de forma directa con el recinto de Corferias, la casa de Expoartesanías y la Feria Internacional del Libro, dos de las ferias más grandes que dan vida a la ciudad anualmente. La ciudad y sus municipios aledaños, ofrecen además espacios como el Centro de Convenciones Tequendama, el Centro de Convenciones Compensar Avenida 68, el Centro de Convenciones Sheraton, el Castillo Marroquín, el Jardín Botánico José Celestino Mutis y la Catedral de Sal de Zipaquirá, entre otros. De hecho, esto le permitió a Bogotá captar 46 de los 147 congresos tipo ICCA que se hicieron en Colombia durante 2018, lo que posicionó a la capital en el sexto lugar a nivel latinoamericano en lo que respecta a dicha categoría de eventos, siguiéndole la pista a Buenos Aires, Lima, São Paulo, Santiago de Chile y Ciudad de Panamá.

Los congresos y convenciones realizados en Colombia son posibles gracias a la sinergia transversal que existe entre distintos actores como meeting planners, hoteles y organizadores profesionales de congresos en el país. Esta sincronía parte de una premisa simple: en la industria de eventos colombiana no sobrevive el proveedor más fuerte, sino el que mejor se complementa con los demás. Y a efectos de la experiencia a garantizar, ningún detalle es menor. En el caso del Seminario Mary Kay 2020, encontramos por ejemplo el testimonio de Elvira Rocha, la empresaria detrás de Hana, la floristería encargada del evento. “Aquí tenemos que montar 400 arreglos aproximadamente. Y de todo tipo: centros de mesa, muros, floreros para las salas, cosas muy diferentes. Para todo tengo 16 empleados. Montamos todo en 3 días porque las flores son muy exigentes y esos tienen que ser los tiempos para garantizar la calidad y la belleza de todos los arreglos. Y en Colombia hay un gran potencial para esto, se consigue de todo gracias a la diversidad de climas y regiones. Solo aquí estamos usando más de diez flores distintas: rosas, godetias, claveles, clavelinas, ramas de eucalipto, solidásteres, anturios. Es fantástico, y eso que en esta oportunidad hubo tanta exportación por San Valentín que había poco para escoger”.

Mujer terminando arreglo floral para una convención
Foto por Alejandra Mar

El equipo encargado, supervisa hasta el último detalle del evento.

El centro del Seminario Mary Kay 2020 está en el auditorio del quinto piso de Ágora. Tres días antes del evento una veintena de operarios en el extremo oriental del espacio, frente a uno de los dos ventanales que cruzan la totalidad de la fachada, apenas iniciaba el montaje de la tarima y las luces. Entonces, parecía mucho más fácil percibir la versatilidad del auditorio, un salón enorme que ofrece múltiples ubicaciones para todo tipo de luces, cabinas de sonido, pantallas y decoración a ubicar en piso y suspender en rieles a techo, y donde nada parece restringir la imaginación de los productores. Un espacio versátil, una tarima móvil, un equipo creativo. A 24 horas del inicio del evento de Mary Kay, ya hay dos mil sillas, una tarima amplia con varios accesos frontales y traseros con escaleras iluminadas, tres pantallas al fondo, y dos más suspendidas a techo en la mitad del auditorio, además de una treintena de luces, proyectores, y otro tanto de equipos de sonido; en este punto, el equipo de logística ensaya el baile de las luces y realiza las pruebas de sonido junto con el equipo de Mary Kay que repasa lo que será la presentación de sus homenajeadas.

Se trata de un esfuerzo sin descanso y de tiempos precisos. Así lo describe Kamila Caselles, coordinadora comercial de Ágora Bogotá: “Por ejemplo, este evento tiene programados 2.065 almuerzos, y van a la mesa. Es el nivel de complejidad más alto de servicio. Parece sencillo, pero pensar en esos volúmenes es otra cosa. No es un self-service con una barra. Hay que cumplir con tiempos de entregas y temperaturas, sin errores. Se cocina abajo, se sube por los ascensores destinados para alimentos y se ensambla en las cocinas satelitales de cada piso para poder servir. El objetivo y el reto es nunca castigar la agenda. Y aquí juega un rol muy importante la seguridad que nos da la experiencia”.

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Asistentes de sonido apoyando evento en Ágora Bogotá
Foto por Alejandra Mar

Ágora cuenta con una excelente infraestructura tecnológica para todos tus eventos.

Colombia se ha convertido con los años en un ejemplo de capacidad de servicio para todo tipo de audiencias, ha sido sede de eventos de gran envergadura como el Hay Festival, el Festival Internacional de Música y el Festival Internacional de Cine en Cartagena de Indias o el Festival Internacional de Cine de Cali, por citar solo algunos del segmento cultural en dos ciudades colombianas. Y eso sin contar los muchos otros eventos que han tenido lugar en el país en los últimos años como el Congreso Latinoamericano de Transporte Público y Urbano en 2018 y la Cumbre Mundial de Ciudades en 2019, realizados en Medellín, o la XVI Cumbre Mundial de Premios Nobel de Paz y el One Young World, el encuentro más relevante de líderes juveniles en el mundo, realizados en Bogotá en 2018 y 2017 respectivamente. Todas pruebas de la vibrante vida y amplia experiencia que cuenta el país en términos de realización de festivales, convenciones y grandes eventos.

Kamila señala que el trabajo detrás de un evento de estas dimensiones empieza mucho antes de la producción misma. “Tienes que estudiar, conocer sus necesidades para poder crear un vínculo. Tu cliente se tiene que dar cuenta que de verdad puede contar contigo y que está dejando en buenas manos la producción. Eso sucede en la negociación, que es el paso anterior a esto que estás viendo”.

Mientras damos una vuelta por uno de los comedores donde una decena de meseros disponen la numerosa cubertería, le pregunto si no le parece difícil establecer un vínculo cálido en una negociación con un desconocido. “No creas, tener todo preparado y dar cuenta de que ya has tenido dificultades de coyuntura es lo que hace que el cliente sienta que no hay nada que no pueda prever y trabajar contigo. Los colombianos somos muy ingeniosos, recursivos, y podemos resolver todo tipo de situaciones. El objetivo es que sienta que cada peso que pagó valió la pena y por lo general, logramos la recompra. Quedan encantados. Por ejemplo, con Mary Kay ya estamos hablando del año que viene y del que sigue”.

Al final de nuestra conversación le pregunto por qué cree que los clientes vuelven, sabiendo que es un mercado difícil, donde la competencia es internacional. “La experiencia que se llevan. Eso no se logra solo con equipos o infraestructura. La brindas con eso y con el servicio impecable, claro, pero sobre todo con la calidez y la intimidad que construyes con ellos. Y eso es algo que encuentras aquí en Colombia, es algo muy nuestro”.

Escenarios ideales para grandes eventos

Muchas manos hacen posible que los congresos y convenciones organizados en Colombia alcancen elevados estándares de calidad. La preproducción y montaje de este evento de belleza y cuidado femenino es el escenario para reconocer el trabajo de ese valioso capital humano.

Colombia es un país de encuentros. No solo contrasta diversidad cultural y natural en un solo lugar, también convoca visitantes de distintos orígenes en torno a intereses comunes, miles de visitantes que se dan cita en múltiples congresos y convenciones. Esta dinámica, extendida a lo largo de varias regiones, ha propiciado la construcción de una infraestructura que responde a un crecimiento constante.

Colombia cuenta con 530 venues al servicio de estos eventos, entre ellos hay centros de eventos y convenciones, hoteles con salones y recintos feriales. Eventos organizados en el país como la XVI Cumbre Mundial de Premios Nobel de Paz, el Consejo Mundial de la FIFA y One Young World reunieron a más de 5.000 asistentes, generaron cerca de 2.500 empleos y dejaron claro que el país tiene las capacidades necesarias para llevar a cabo reuniones de gran magnitud.

Si nuestro país es el destino elegido para su próximo evento, el paso a seguir es contactar a ProColombia o a los burós de convenciones locales, dispuestos a brindar ayuda especializada y a comunicarle con las empresas y actores más afines a sus necesidades. Por ahora, conozca qué tienen para ofrecer las ciudades más importantes del país y dele rienda suelta al sueño de hacer un congreso o convención en Colombia.

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Por Jorge Francisco Mestre